USt-ID Prüfer: Funktion, Voraussetzung, Anwendung und Haftung
Der USt-ID Prüfer Excel Add-In ist ein ergänzendes Softwaremodul im Sinne eines Add-In oder Plug-In (nachstehend auch als die „Software“ bezeichnet), das in ein bestehendes, beim Lizenznehmer vorhandenes MS-Office Excel integriert wird.
Der Online USt-ID Prüfer ist eine SaaS – basierte Web Anwendung für die Bestätigung von USt-ID Nummern.
Systemvoraussetzungen beim Lizenznehmer für die Nutzung der Excel-Addin lizenzierten Software sind aktuelle Windows Betriebssysteme mit aktuellen Microsoft Office. Bei dem Online Prüfer, ist ein aktuelles Windows mit Web-Browser die Voraussetzung und einer Internetverbindung.
Die Software ermöglicht die gebündelte Einholung von mehreren Bestätigungen EU-ausländischer Umsatzsteueridentifikationsnummern über die Schnittstelle des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt). Die Software ermöglicht dem Lizenznehmer die Prüfung der Gültigkeit von mehreren EU-ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern über die XML RPC Schnittstelle des BZSt und die Prüfung mehrerer deutscher als auch EU-ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummern über die Schnittstelle der Europäischen Kommission (MwSt-Informationsaustauschsystem – MIAS) jeweils in gebündelter Form. Die Prüfergebnisse werden von der Software gebündelt in einem Excel Format ausgewiesen. Die bei BZSt-Anfragen (nicht jedoch bei MIAS Prüfanfragen) möglichen kostenlosen Bestätigungen auf postalischem Weg kann der Lizenznehmer auch über die Software anfordern.
Die Software erweitert dabei weder in inhaltlicher noch in technischer Hinsicht die Prüfungs- und Informationsangebote des BZSt oder des MIAS oder deren Verfügbarkeit. Die Prüfungen selbst werden von den Systemen des BZSt und des MIAS im Rahmen von deren Funktionalitäten und deren Verfügbarkeit durchgeführt. Die Nutzungsbedingungen der Systeme des BZSt und des MIAS gelten für den Lizenznehmer auch bei Nutzung der Software in unveränderter Weise.
Die Nutzung der Software beeinflusst auch nicht die inhaltliche Aussage der Bestätigungsmitteilungen der Systeme des BZSt und des MIAS. In technischer Hinsicht werden die Prüfergebnisse in der Software jedoch nicht als Buchstaben Code (wie in den Systemen des BZSt und des MIAS), sondern als Farbcode ausgewiesen, es findet also eine Farb-Buchstaben-Zuordnung durch die Software statt. Der Lizenzgeber haftet hingegen nicht für die sachliche bzw. inhaltliche Korrektheit der von den Systemen BZSt bzw. MIAS zurück geworfenen Daten. Bzgl. der rechtlichen Würdigung und steuerlichen Auswirkung der jeweiligen Bestätigungsmitteilungen hat sich der Lizenznehmer zudem an das für sein Besteuerungsverfahren zuständige Finanzamt zu richten.
Holt der Lizenznehmer über die Software beim BZSt eine sogenannte Qualifizierte Digitale Bestätigung ein, findet die Absicherung der elektronischen Antwort des BZSt durch die Software wie folgt statt: eine digitale Signatur in Form eines qualifizierten Zeitstempels in Anlehnung an IDW Standard PS880 wird auf einer zuvor von der Software generierten PDF Datei aufgebracht. Die signierte PDF Datei beinhaltet eine Textdatei mit den elektronisch an das BZSt übermittelten Schnittstellenaufrufen und eine XML Datei mit den vom BZSt übermittelten Antwort-Datensätzen. Die Einfügung des Prüfergebnisses in die PDF Vorlage erfolgt auf dem Server des Lizenzgebers, welcher in Deutschland steht und von deutschen Betreiber-Unternehmen geführt wird.
Bei der Excel Add-In Version werden die Datensätze der qualifizierten Bestätigung als PDF an den jeweiligen PC unmittelbar in ein Verzeichnis gespeichert. Dabei findet keine Speicherung oder Archivierung der Datei auf den Server-Systemen statt. Der Kunde ist verpflichtet entsprechend die zurückgegebenen Dateien ordnungsgemäß zu archivieren.
Bei der Online Version werden die Datensätze der qualifizierten Bestätigung als PDF als Download-Hilfe innerhalb der PDF Sektion zum Download angeboten. Zusätzlich besteht die Möglichkeit die PDF-Berichte bei jeder Prüfung per E-Mail zu erhalten. Dabei erbringen wir nicht die Leistung der Archivierung. Der Kunde muss selbst sicherstellen die Prüfungsergebnisse ordnungsgemäß in seinem System zu archivieren.
Jegliche Archivierung der Prüfungsergebnisse und Bestätigung ist nicht im Leistungsumfang unserer Softwarelösungen enthalten und muss durch den Kunden mittels unserer technischen Möglichkeiten selbst ordnungsgemäß vorgenommen werden. Daher schließen wir jegliche Haftung für Datenverlust aus.
Die Rechtsbeziehung zwischen dem Lizenznehmer und den jeweiligen Prüfinstitutionen BZSt bzw. Europäische Kommission/ MIAS bleibt vom Abschluss der Lizenz über die Software unberührt.
Hinweise zu den Systemen des BZSt bzw. MIAS (Stand Mai 2020):
Das BZSt leitet die Bestätigungsanfragen jeweils in Echtzeit direkt und automatisiert an die Behörden der jeweiligen EU-Mitgliedstaaten weiter. Auf diese Daten hat das BZSt keinen Einfluss. Es teilt lediglich die von den EU-Mitgliedstaaten übermittelten Ergebnisse mit. Über die Schnittstelle des BZSt kann der Lizenznehmer soweit verfügbar, täglich die Gültigkeit einer ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bestätigen lassen.
Die Prüfung der USt-IdNr. über das MIAS erfolgt ebenfalls in Echtzeit. Jede Anfrage nach der Gültigkeit einer USt-IdNr. geht direkt an den Mitgliedstaat, der die Nummer zugeteilt hat. Zu bestimmten Zeiten sind Teile des Systems möglicherweise nicht zugänglich, da die Datenbanken der Mitgliedstaaten gesichert oder gewartet werden.
Die Daten stammen aus den Datenbanken der einzelnen Mitgliedstaaten, deren Inhalt sich der Kontrolle sowie der Verantwortung des Lizenzgebers, des Bundeszentralamtes für Steuern oder der Europäischen Kommission entziehen. Für Vollständigkeit, Korrektheit und Aktualität der einzelstaatlichen Datenbanken sind die Mitgliedstaaten zuständig.
Störungen auf Grund technischer Fehler beim Bundeszentralamt für Steuern oder dem MIAS können nicht ausgeschlossen werden. Der Lizenzgeber übernimmt keinerlei Verantwortung dafür dafür, dass der Zugang zu den Webseiten des BZSt oder des MIAS auf Grund von technischen Störungen, egal welcher Art, unterbrochen oder auf andere Weise gestört werden können. Eine Haftung des Lizenznehmers für etwaige Probleme, die durch die Benutzung dieser Webseite oder der mit ihr verbundenen externen Webseiten auftreten, ist ausgeschlossen.
Die Ermittlung der Firmendaten ist abhängig vom jeweiligen EU-Mitgliedsstaat und kann von den Systemen nur sofern angeboten werden solange der Mitgliedstaat diese nicht widerruft oder außer Verfügung stellt. Sollte ein Mitgliedsstaat diese Funktionalität außer Verfügung stellen, so haftet Lizenzgeber nicht dafür.
Die Aufstrukturierung der Firmendaten in separate Felder in den Systemen des BZSt bzw. MIAS ist durch die nicht nominierte Strukturierung der Daten der jeweiligen Mitgliedstaaten nicht verbindlich und der Lizenzgeber haftet nicht für die Richtigkeit der zurückgegebenen Daten, für diese sollte der Lizenznehmer eine qualifizierte Bestätigung im Anschluss ausführen, um diese auf Richtigkeit zu überprüfen.
Lizenzumfang, Lizenzlaufzeit Soweit von Fall zu Fall nichts Abweichendes zwischen Lizenznehmer und Lizenzgeber vereinbart ist, gelten für Lizenzumfang und -laufzeit die folgenden Regelungen:
Der Lizenzgeber räumt dem Lizenznehmer das einfache, nicht ausschließliche und zeitlich beschränkte Recht von einem Jahr ein, die Software zu nutzen.
Die Software wird dem Lizenznehmer durch Download, USB-Stick oder als CD überlassen.
Die Software ist zur Nutzung (im Rahmen der vorgesehenen Produktbeschreibung) für den Lizenznehmer bestimmt.
Für die Einräumung des Nutzungsrechtes ist eine Vergütung für eine Lizenz vorab zu entrichten.
Die Lizenz beschränkt sich auf bis zu 10.000 Prüfvorgänge pro Jahr.
Lizenzregeln
Der Lizenznehmer erwirbt eine bestimmte Anzahl von Lizenzen entsprechend der bestellten und bezahlten Lizenzschlüsseln. Der Lizenznehmer darf maximal die Zahl der erworbenen Lizenzen gleichzeitig auf einem Rechner installieren und durch einen Anwender nutzen. Der für eine Software erworbene Lizenzschlüssel darf nicht auf einem zweiten Computer verwendet werden.
Die Software darf ausschließlich an einem Standort in einem Land, auf einem Computer des Lizenznehmers und gleichzeitig von einem Anwender genutzt werden.
Der Lizenzgeber bietet eine kostenlose 7-Tage-Testversion der Software mit eingeschränkter Funktionalität an. Mit der Testversion können Sie für 7 Tage bis zu 20 Prüfungen pro Tag tätigen. Für diese Software wird keine Wartung angeboten. Soweit Wartungsleistungen erbracht werden sollten, so erfolgen diese aus Kulanzgründen und können jederzeit eingestellt werden.
Die Testversion ist ebenfalls lediglich für die gewerbliche Nutzung vorgesehen und darf an einem Rechner installiert werden und lediglich von einem Anwender genutzt werden. Eine Weitergabe an Dritte ist ausgeschlossen.
Aktivierung der Software
Die Aktivierung der Vollversion erfolgt in der Weise, dass dem Lizenznehmer nach Vertragsabschluss der Software eine Email mit dem Lizenzschlüssel gesendet wird. Anschließend kann der Lizenznehmer die Software aktivieren und nutzen.
Durch die Aktivierung wird eine eindeutige ID des Rechners, auf dem die Software installiert wurde, an den Lizenzgeber übermittelt, um dieses Softwareexemplar einem bestimmten Rechner zuzuordnen. Hierdurch soll die nicht den Lizenzbestimmungen entsprechende mehrfache Nutzung der Software unterbunden werden. Bei der Aktivierung werden keine persönlichen Daten erhoben, die eine Identifizierung der Anwender des Computers oder des Rechners ermöglichen. Die erhobenen Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Aktivierung verwendet.
Der Lizenznehmer ist sich dessen bewusst, dass der erworbene Lizenzschlüssel nach einem Zufallsprinzip mit den vergebenen Lizenzschlüsseln auf Richtigkeit abgeglichen und überprüft wird.
Änderungen der Hardware-Konfiguration oder der Software des Rechners erfordern eine Neuaktivierung der Software.
Beim Austausch des Rechners, für den der Softwareschlüssel aktiviert wurde, ist eine Neuaktivierung der Software für einen neuen Rechner notwendig.
Bei Austausch eines bestehenden Lizenzschlüssels wird der alte Lizenzschlüssel gespert und eine neuer mit der gleichen Laufzeit erstellt. Dieser Prozess ist durch den direkten Kontakt mit dem Optimus Software Support zu bewerkstelligen.
Bei einer Terminal-Server Installation (Citrix u.ä.) oder einer virtuellen Umgebung ist für jeden Benutzer (per Remotedesktop verbunden oder anders) eine Lizenz zu erwerben.
Nutzungsumfang Das Nutzungsrecht beschränkt sich auf folgende Nutzungshandlungen im Rahmen des vertraglichen Gebrauchs: – die Installation der Software auf dem(n) bestimmungsgemäßen Rechner(n) – das Nutzen des Programms laut dem vorgesehenem Umfang gem. Produktbeschreibung – notwendige Handlungen im Rahmen einer Fehlerberichtigung – zeitliche Nutzung für die Dauer von einem Jahr Jahren. – Ein maximales Prüfvolumen bis 10.000 Vorgängen Vorgängen bei einer Standard-Lizenz und 120.000 Vorgängen pro Jahr bei einer Enterprise Lizenz. Wir behalten uns auch vor individuelle Lizenzen und Nutzungsvolumen zu definieren. – Durch Erwerb mehrerer Einzelplatz-Lizenzen wird das Prüfvolumen nicht erweitern, sondern nur die Arbeitsplatz-Anzahl (Für ein höheres Volumen ist die Enterprise-Lizenz vorgesehen).
Verfügbarkeit der Website des Lizenzgebers Der Lizenzgeber übernimmt keine Gewährleistung für die Verfügbarkeit seiner Website, bestimmter Download-Angebote (Updates, Handbücher, Freeware, etc.), sowie des Supportsystems.
Sicherung Installationsdatei/ Lizenznummer Der Lizenznehmer hat seine Installationsdateien und seine Lizenznummer zu sichern, da diese für eine Neuinstallation benötigt werden.