Warum die USt-ID Prüfung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen wichtig ist – ein Beispiel

Mini-Serie: Rund um die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – Teil 12

In dieser mehrteiligen Artikelserie möchten wir Ihnen vorstellen, was eine Umsatzsteuer-ID (USt-ID) ist. Zusätzlich möchten wir interessante und wissenswerte Themen rund um das Thema USt-ID behandeln und etwas Licht in das Thema bringen.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen!

Warum die USt-ID Prüfung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen wichtig ist – ein Beispiel

Wie wir bereits in unserer Mini-Serie vorgestellt haben, ist die Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) gerade bei innergemeinschaftlichen Lieferungen sehr wichtig. Von einer innergemeinschaftlichen Lieferung wird dann gesprochen, wenn eine grenzüberschreitende Lieferung innerhalb der EU stattfindet. Das heißt, sowohl das „versendende“ Unternehmen, als auch das „empfangene“ Unternehmen befinden sich innerhalb der EU. Hier kann, unter bestimmten Voraussetzungen, das Land des liefernden Unternehmers das liefernde Unternehmen, von der Umsatzsteuer freistellen.

Voraussetzung dafür ist, dass das liefernde Unternehmen sicherstellt, dass es sich bei dem Kunden in einem anderen Mitgliedsstaat der EU ebenfalls um einen umsatzsteuerlichen Unternehmer handelt. Dies kann durch die Überprüfung der USt-ID erfolgen. Verfügt das andere Unternehmen über eine USt-ID, kann diese durch das liefernde Unternehmen überprüft werden. Die Überprüfung der USt-ID, z.B. mittels des Optimus USt-ID Prüfers, stellt für das liefernde Unternehmen schnell und einfach sicher, dass es sich bei dem Empfänger ebenfalls um ein Unternehmen handelt.

Bundesfinanzhof (BFH) sieht Sorgfaltspflicht zur regelmäßigen Überprüfung der USt-ID

Wie wichtig die Überprüfung der Umsatzsteuer-ID ist, zeigt auch die Auffassung des Bundesfinanzhof. Dieser macht deutlich, dass die Überprüfung der USt-ID zur Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Kaufmanns gehört. So muss das Unternehmen in jedem Fall bei der ersten Lieferung zeitnah die Umsatzsteuer-ID überprüfen. Auch stellt der BFH klar, dass eine einmalige Überprüfung der USt-ID des Kunden nicht ausreichend ist. Vielmehr muss diese auch im Folgenden regelmäßig überprüft werden.

Einmalige Prüfung der USt-ID nicht ausreichend

Damit musss die Umsatzsteuer-ID nicht nur von Neukunden überprüft werden. Auch bei Bestandskunden, welche einen regelmäßigen Geschäftskontakt pflegen, muss die USt-ID überprüft werden.

Regelmäßige Überprüfung der USt-ID: Optimus bewahrt vor bösen Überraschungen

Da die manuelle Überprüfung der USt-ID bei dem Bundeszentralamt für Steuern kompliziert und zeitaufwändig ist, sollte der Prozess im besten Fall weitestgehend automatisiert funktionieren. Hier kann der Optimus USt-ID Prüfer helfen. Mittels des USt-ID Prüfers können Sie schnell und einfach eine große Anzahl an USt-ID Nummern auf deren Gültigkeit überprüfen. Zusätzlich können Sie die in Ihren Stammdaten hinterlegten Adressen durch einen KI-gestützten Algorithmus nicht nur auf Richtigkeit prüfen, sondern auch die hinterlegten Adressdaten abrufen und damit Ihre Kundenstammdaten auf Aktualität überprüfen.